Ergebnisprotokoll schreiben – Aufbau, Gliederung & Tipps

Bei einem Ergebnisprotokoll geht es darum, gefasste Beschlüsse später nachvollziehen zu können. Es handelt sich dabei nicht rein um eine Auflistung der Abstimmungsergebnisse, vielmehr sollte daraus hervorgehen welche Inhalte besprochen wurden. Außerdem gibt das Ergebnisprotokoll einen Ausblick, welche Handlungen als nächste Schritte folgen. Das Schriftstück dient dazu, dass auch Personen, die bei dem Termin nicht anwesend waren, wissen worum es ging.

Formale Richtlinien für ein Ergebnisprotokoll

Besonders wichtig bei einem Protokoll ganz allgemein ist die Erfassung bestimmter Informationen. Bei großen Firmen, wo häufig bei Sitzungen oder Konferenzen ein Ergebnisprotokoll erstellt wird, gibt es oft eine klar festgelegte Formatvorlage. Folgt das Schriftstück einem bestimmten Muster, fällt die Orientierung für Außenstehende leichter. Zu Beginn der Aufzeichnung führt der Verfasser generelle Informationen an, die mit den Inhalten nichts zu tun haben. Dazu gehört das Datum, manchmal sogar mit Beginn- und Endzeit und der Ort. Außerdem werden die Teilnehmer namentlich erwähnt, damit später nachvollzogen werden kann wer für die Beschlüsse zuständig ist. Auch der Name des Schriftführers ist wichtiger Bestandteil des Dokuments.

Tipps um ein Ergebnisprotokoll zu schreiben

Nach der Auflistung genereller Daten beginnt das eigentliche Protokoll. Es wird zum Beispiel bei Meetings geführt, kann jedoch auch im Unterricht in der Schule oder auf Universitäten sowie in privaten Vereinen eingesetzt werden. Auch NGOs, also Non-Profit- Unternehmen führen bei ihren Treffen regelmäßig ein Ergebnisprotokoll. Leichter fällt die Arbeit, wenn die Tagungsordnungspunkte vor dem Meeting bekannt sind.

Dann kann sich der Schriftführer darauf einstellen und – wenn nötig – im vorhinein Hintergrundinformationen anfordern. Wer zum ersten Mal protokolliert, klärt besser mit dem Verantwortlichen welcher Stil gewünscht ist. Als wichtige Orientierung sind hier Protokolle früherer Sitzungen zu nennen. Eine der größten Herausforderungen ist Wichtiges von Nebensächlichem zu unterscheiden. Wer über die besprochenen Themen gut Bescheid weiß, hat einen eindeutigen Vorteil. Ob die Notizen auf einem Block handschriftlich oder direkt auf dem Laptop gemacht werden, hängt unter anderem von der Tippgeschwindigkeit ab. Ein Vorteil der elektronischen Variante ist, dass die Inhalte gespeichert werden können.

Welche Inhalte gehören in ein Ergebnisprotokoll

Kaum jemand nimmt sich die Zeit, nach einem Meeting seitenlange Protokolle zu studieren. Die Mitschrift soll dennoch alle wichtigen Punkte enthalten, ohne dabei auszuschweifen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Wahrheitsgehalt: Es sollen nur Informationen festgehalten werden, die tatsächlich zur Sprache kommen. Da sich niemand jedes Wort merken kann, lohnt es sich bei Unsicherheiten sofort nachzufragen. Unangebracht ist die persönliche Meinung, der Text sollte in neutralem Stil verfasst werden.

Den Hauptteil bilden die Beschlüsse und Erkenntnisse aus dem Meeting oder der Veranstaltung. Um diese nachvollziehbar zu machen, lohnt es sich relevante Punkte aus einer vorangegangenen Präsentation oder Diskussion mit aufzunehmen. Wird offiziell abgestimmt, müssen die Ja- und Nein-Stimmen sowie die Enthaltungen gezählt und genau festgehalten werden. Oft setzt der Verfasser seine Unterschrift unter das Dokument. Nach erfolgter Prüfung zeichnet der Sitzungsleiter das Dokument gegen und bestätigt damit die Richtigkeit der Inhalte.

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